Comment bien organiser ses vacances quand on est indépendant ?

J’écris cet article depuis Tulum, un village mexicain connu pour ses ruines mayas. Les sites archéologiques du pays sont en général enfuis dans la jungle. Celui de Tulum à la particularité d’être au bord de la mer, celle des Caraïbes.

Il fait très chaud et c’est les vacances. Si vous êtes indépendant, vous savez à quel point il est important de prendre des vacances, de se déconnecter et de faire le plein d’énergie. Mes vacances dans la péninsule du Yucatán se passent très bien. Je vous explique dans cet article comment je suis arrivé à organiser mes vacances et à mettre mon activité en pause pendant 2 semaines. Dans cette formation, je vais un peu plus loin et j’explique les 3 périodes que j’applique à mes activités pour bien les gérer, même sur les routes. Depuis 10 jours, je suis en mode “Vacances”. C’est le mode de travail qui me demande le moins de temps et d’effort.

Organiser ses vacances

Oui, ça nous arrive de bosser sur la plage ! Mais ce n'est pas nous plus comme ça tous les jours :)

Il est 6h34 et je suis sur la terasse d’un appartement que j’ai loué. Le jour se lève sur les restes d’un barbecue entre voyageurs. Je me réveille en écoutant “The Black Angels“, un très bon groupe américain de rock psychédélique, à l’ancienne. Hier, nous étions entre Français, Hollandais, Italiens et Polonais. Jongler entre 3 langues n’a pas toujours été facile, surtout avec l’anglais…

Une fois que j’ai bien organisé mes vacances, je ne travaille que très peu. Le strict minimum… Voici donc comment bien organiser ses vacances :

Quelques semaines avant de partir…

Vous ne pouvez pas mettre vos activité en pause sans un minimum de préparation. Voici en quelques étapes les tâches que j’applique systématiquement avant de partir en vacances :

Prévenez vos principaux clients

Envoyez à vos clients les plus importants vos dates d’inactivité. Expliquez-leur que vous ne serez pas disponible, mais que vous pourriez éventuellement faire une exception en cas d’urgence. A vous de voir selon votre activité.

C’est bien naturel de prendre des vacances. Vos clients le comprendront et profiteront de votre retour pour vous donner encore plus de travail 🙂

N’ayez pas peur de prévenir vos clients plusieurs mois à l’avance. Ils pourront alors anticiper la baisse d’activité, reporter le budget pour plus tard, réorganiser leur travail…

Créez dans votre messagerie email un filtre pour les urgences

Je vous conseille de créer un dossier ou un libéllé “Urgent” dans votre logiciel de messagerie. Configurez ensuite un filtre qui affecte le dossier ou libellé “Urgent” à tous les emails qui contiennent les mots “urgent” ou “important”. Vous n’aurez alors pas besoin de lire tous vos emails pour repérer les urgences. Expliquer juste cette règle à vos clients.
PS : en savoir plus sur la gestion de votre messagerie email

Envoyez vos factures en cours

N’est-ce pas le rêve de tout entrepreneur de revenir de vacances plus riche qu’avant de partir ? Ou tout du moins de limiter la baisse d’activité, un peu comme les congés payés ? Arrangez-vous pour envoyer à vos clients leurs factures quelques jours avant votre départ. Votre baisse d’activité sera alors amortie par le paiement des factures en cours pendant votre séjour. Vous ne subirez donc pas de grosses perturbations pour votre comptabilité.

Faites de la place dans votre agenda

Ouvrez votre agenda et reportez le maximum de tâches. Le “drag and drop” sur Google Agenda est une activité qui soulagera votre stress en quelques secondes. N’en abusez pas non plus, surtout lors de vos périodes de travail normales, car vous pourrez vite tomber dans la procrastination.

Décalage Google Agenda

Une petite session de “drag and drop” Google Agenda, sur la terrasse de mon logement, à Tulum.

Donnez-vous quelques tâches à faire pendant vos vacances

Préférez-les tâches créatives et agréables à réaliser. On est souvent plus créatifs quand on est sur les routes. Vous pourriez par exemple lire un livre ou 2 (idéal pour les transports), réaliser quelques vidéos, écrire des articles, songer à des plans d’actions, à votre organisation…

Planifier un peu de contenu

Si vous tenez à conserver un rythme de planification soutenu, vous pouvez préparer vos contenus avant de partir, que vous planifierez pendant vos vacances. Des outils comme SNAP ou Postcron vous aideront grandement. Un peu plus de budget sur Facebook vous aidera également à ne pas subir une petite baisse de trafic.

Préparez la rentrée

Ne se voilons pas la face : dès que vous serez rentré de vacances, il faudra rattraper le temps perdu. Essayez de prévoir quelques contrats importants dès votre retour. Vous pouvez déjà préparer le travail de votre nouveau contrat. Expliquez à votre client que vous commencerez dès votre retour. Il sera content d’apprendre que son prestataire sera en forme pour débuter une nouvelle collaboration.

Pendant vos vacances

Si vous le voulez vraiment et que vous vous en sentez le besoin, vous pouvez faire une pause totale pendant plusieurs semaines, sans aucun contact avec vos clients et vos activités. Vous pouvez même songer à ne pas vous connecter à internet, et à ne pas toucher votre clavier.

Je préfère garder un œil sur mes activités, même si cela ne représente que quelques heures par semaines.

Diminuez la fréquence de vos tâches récurrentes

Si vous avez des tâches récurrentes (à faire toutes les semaines, toutes les 2 semaines, tous les mois…), essayez au maximum de diminuer la fréquence. Pendant mes vacances, je n’écris qu’un article tous les 2 semaines par exemple. Je ne visite pas du tout les réseaux sociaux et je ne répond qu’aux emails les plus importants, 2 à 3 fois maximum par semaine.

Prévoyez une pause dans votre voyage

Comptez quelques jours dans une bonne location, genre Airbnb. Vous pourrez y travailler correctement si nécessaire, et effectuer les tâches que vous vous étiez fixées avant de partir. Vous pouvez également prévoir un jour sans aucune excursion. Cela vous permettra de vous reposer et vous pourrez tranquillement rester à la maison pour travailler un peu.

Appartement Tulum

Pause de 5 jours dans une jolie villa avec piscine, à Tulum.

Faites travailler votre créativité

Si vous êtes indépendant, votre travail est sûrement bien plus qu’un gagne pain. Il y a de bonne chance que votre activité soit également une passion. Profitez-donc de vos vacances pour réfléchir à des articles, pour lire, pour établir de nouvelles stratégies, pour améliorer votre organisation. Si votre activité (ou une partie comme la mienne) est lié au voyage, prenez des photos, préparez des articles, faites des mini-reportages…

Déconnectez-vous !

Bannissez de votre quotidien les messageries email, les réseaux sociaux et les news sur internet ! Utilisez votre smartphone au minimum. Je n’ai même pas de forfait 3G sur mon smartphone. A quoi bon me connecter en vacances ?
Je me connecte sur Google Map dans les hôtels pour charger les cartes. C’est à peu près tout…

Dans les auberges de jeunesse, je vois des voyageurs passer leur temps avec leurs smartphones et leurs tablettes… Le mois dernier, des anglais ont publié une étude sur l’utilisation des smartphones en couple. Les sondés passeraient plus de 30% de temps supplémentaire sur leur smartphone qu’avec leur moitié. Cela en devient vraiment flippant !

Déconnectez-vous ! Allez à la rencontre des gens, travaillez vos langues, prenez le soleil, faites des siestes, baignez-vous, écoutez le champ des oiseaux, faite de l’exercice et sortez de votre zone de confort. A votre retour, vos écrans seront toujours là….

Le retour

Si vous aimez votre boulot, après plusieurs semaines de vacances complètes, vous serrez content de vous remettre au travail. Profitez de cet élan de motivation pour rattraper le retard et bien reprendre le travail. Donnez-vous de nouveaux objectifs et accomplissez les tâches que vous vous êtes fixées.

A votre retour, repartez du bon pied !

Car si vous travaillez bien, vous pourrez vous permettre de reprendre des vacances plus rapidement 🙂

Je vous emmène maintenant au Mexique, grâce à quelques photos (+ une vidéo à la fin)

orgue cathédrale de Mexico

Orgue géant de la cathédrale de Mexico

Café la Selva, à Coyoacan

Café la Selva, à Coyoacan

Chichen Itza

Pyramide de Chichén Itzá

Ruines de Tulum

Ruines de Tulum

Un gros iguane

Un gros iguane qui tire la tronche !

Jus de canne

Ils ont aménagé sur la terasse de ce bar une vieille cocinelle, qu’ils ont retapée en presseuse de canne. Les jus de fruits accompagnés de jus de canne y étaient délicieux.

Plage près de Tulum

Une plage près de Tulum, qui abrite un cenote. L’eau y est plus frâiche et beaucoup moins salée. Impressionant.

Aurevoir Cancun

Aurevoir Riviera Maya

Et n’oubliez pas que les vacances, c’est fait pour se lâcher !
(cenote de San Lorenzo, à 4km au sud de Valladolid)

Merci au padre pour les photos et la vidéo.