Comment utiliser Dropbox pour dire aurevoir (définitivement) à toute votre paperasse administrative ?

Un des premières actions à mettre en place avant de devenir géographiquement libre, c’est de faire en sorte de gérer toutes ses paperasses via internet. Cette étape fait partie de la phase de dématérialisation. Pour remplacer votre classeur lourd et encombrant, rien de tel que Dropbox, une solution en ligne qui permet de synchroniser et sauvegarder vos paperasses et documents administratives sur le cloud. Cela fait plusieurs années que je gère toute ma paperasse dans Dropbox, sans aucun problème. Voici comment je m’y prend :

Comment utiliser Dropbox ?

Quelques mots sur Dropbox…

Dropbox permet de synchronsier un des répertoires de votre ordinateur sur un serveur. C’est une des solutions de cloud backup pour les particuliers les plus connues. Son utilisaiton est vraiment simple, et c’est ce qui a fait à mon avis son succès : créez un compte Dropbox, installez le logiciel sur votre ordinateur et choisissez l’emplacement de votre répertoire Dropbox. Tous les fichiers que vous mettrez dans ce répertoire seront automatiquement sauvegardés sur intenet. En cas de problème avec votre ordinateur, vous ne perdrez pas vos fichiers. Niveau sécurité, toutes les données sont fortement cryptées. Faut vraiment être parano pour ne pas faire confiance à de tels systèmes, utilisés également par de grandes entreprises.

Comment utiliser Dropbox efficacement et que peut-on y stocker ?

Je vous conseille dans cet article d’utiliser Dropbox pour stocker toute votre paperasse administrative. C’est à dire, soit des fichiers qui vous sont envoyés par des organismes au format eléctronique. C’est par exemple le cas d’un contrat d’assurance, au format pdf. Soit des fichiers que vous aurez scanné, ou photographié avec votre smartphone, c’est plus rapide. Voici les documents de mon Dropbox :

  • Administration bancaire : tous les documents liés à ma banque sont stockés sur mon Dropbox. J’y stocke les RIB et IBAN de mes différents comptes. J’y stocke également les conditions tarifaires, ainsi que les notices d’assurance et d’assistance de ma carte bancaire. J’y ai également sauvegardé une photo d’un document qui précise “Que faire en cas de vol de votre carte bancaire ?”, avec la procédure et les numéros d’urgence. Je peux donc accéder à tous ces documents depuis mon ordinateur sans connexion internet, ou depuis n’importe quel ordinateur ou dispositif mobile avec une connexion internet, via le site internet de Dropbox. Pour ceux qui veulent transporter ces informations sur leur smartphone, il existe également une application Dropbox pour Android et iPhone.
  • Documents officiels : dans ce répertoire, je stocke une photocopie de ma carte d’identité, de mon passeport, une photocopie de mon certificat international de vaccination contre la fièvre jaune et de ma carte consulaire “Français de l’étranger”. Cette sauvegarde peut vous être utile en cas de perte, mais vous permet également d’accéder aux informations de vos documents, même si vous ne les avez pas sur vous. C’est aussi pratique pour les envois par email.
  • Assurance voyage ou expatriation : je stocke dans ce répertoire le document officiel qui prouve ma souscription à mon assurance avec les dates, les numéros d’identifiants et les numéros de téléphone en cas de pépin. On y trouve également le contrat avec toutes les clauses et procédures de remboursement.
  • Factures : à chaque fois que j’achète un objet relativement cher (ordinateur, téléphone, appareil photo…), je photographie ou scanne la facture et dans certains cas, la garantie, et je les copie dans ce répertoire. Si je perd le document original, que je ne conserve pas dans tous les cas, il me reste toujours une copie numérique, sauvegardé en 2 exemplaires : un sur mon disque dur local, un sur le cloud.
  • Impôts sur le revenu : je conserve dans ce répertoire tous les documents qui concernent mes impôts sur le revenu : attestations fiscales, avis d’imposition et accusé de réception de paiement. Le répertoire est divisé en plusieurs sous-répertoires en fonction des années : 2012, 2013, 2014…
  • Curriculum Vitae : je conserve dans ce répoertoire, comme son nom l’indique, mes CV au cours des années, au format Word et .pdf. Même si je ne l’utilise que très peu, cela peu toujours être utile.

Un système très souple

J’ai listé ci dessous les répertoires fixes que j’utilise. Il m’arrive néanmoins de rajouter des répertoires temporaires. J’ajoute par exemple de temps en temps un répertoire “UPS”, pour mes envois de colis à l’étranger, un répertoire “Sinistre” pour les dossiers à traiter avec mes assurances… Vous pouvez ajouter à votre guise des répertoires et des documents administratifs selon votre situation : CPAM, Pôle emploi…

Stocker autre chose que vos documents administratifs :

La version gratuite de Dropbox limite l’espace disque à 2Go. Je vous conseille donc de n’utiliser Dropbox que pour vos documents administratifs. Néanmoins, si vous choisissez la version pro (qui est tout de même assez chère), vous pouvez étendre cette espace à 100Go. Si comme moi, vous avez fait la promotion de ce service en ligne grâce au programme de parrainage, vous pourrez atteindre 16Go. Il vous sera possible alors de stocker d’autres documents. Voici donc un aperçu rapide des autres utilisations que je fais de Dropbox, mais que l’on pourrait très bien envisager avec d’autres services de synchronisation en ligne, comme Google Drive par exemple :

  • Archives : ce répertoire contient les sauvegardes de mes différents projets web, au format tar.gz, un des format de sauvegarde de site internet les plus utilisés dans le monde professionnel de l’informatique. Grâce à BackWpup, j’automatise ses sauvegardes toutes les semaines dans Dropbox. Mes sites internets ont donc une sauvegarde chez l’hébergeur, une sauvegarde sur mon disque dur et une dernières sur Dropbox. En terme de sauvegarde, il vaut mieux prévenir que guérir 🙂
  • Administration professionnelle : certains documents liés à votre entreprise doivent également être précieusement conservés et sauvegardés. Dans le cas de l’auto-entrepreneuriat, il faut par exemple conserver son récépissé de création d’entreprise, son attestation d’ACCRE, son certificat d’inscription au Répertoire des Entreprises et des Etablissements… En tant que gérant d’une SARL ou d’une EURL, il est également important de conserver ce genre de documents. Dropbox est une solution qui permet de réaliser parfaitement cette tâche.
  • Mon répertoire “Projets” : ce dossier, contrairement aux précédents qui sont plutôt utilisés pour de l’archivage, permet de stocker et de partager des documents de travail : articles en cours, photos, devis, contrats, fiches de travail, plannification… Dropbox est aussi un outil de travail collaboratif en ligne simple et efficace.

Dropbox ne suffira sûrement pas à gérer toutes vos données, à moins que vous passiez à la version payante. Sachez être minutieux dans la gestion de votre espace pour qu’il ne devienne pas trop volumineux. “Faite preuve de minimalisme numérique” !

Pour certaines données, c’est par exemple le cas de ma comptabilité, je préfère utiliser Google Drive, qui a l’avantage de proposer également un éditeur de fichier.

Pour résumer, je vous conseille d’utiliser Dropbox dans sa version gratuite pour stocker tous les documents liées à votre administration personnelle. Vous aurez donc passé la première phase de dématérialisation.

Si ce n’est pas encore fait, prenez-vous 2 ou 3 heures, réunissez tous vos documents, prenez-les en photos ou scannez-les et déposez-les dans votre Dropbox. S’il vous reste quelques documents pour lesquels vous aimeriez gardez la version originale (diplômes, anciennes fiches de paye…), conservez-les à l’abri dans une chemise cartonné ou plastifiée, que vous n’aurez pas besoin d’emmener avec vous lors de vos aventures.