Comment utiliser Skype efficacement ?

Skype est un outil indispensable pour gérer ses activités depuis l’étranger. Dans cet article, j’aborde toutes les techniques et bonnes habitudes à prendre pour utiliser Skype efficacement. Je les récapitule aussi de manière résumée dans une fiche pratique que vous pouvez télécharger en cliquant-ici.

Entretien Skype avec Kalagan

En plein entretien Skype avec un de mes clients

Êtes-vous déjà ressorti lessivé d’un entretien Skype interminable, de plusieurs heures ? Cela m’est arrivé bien plus d’une fois, et je peux vous dire qu’après passer 4 heures à utiliser Skype, ne pas sortir prendre l’air 10 minutes peut être dangereux pour votre santé ! Utiliser Skype efficacement vous permettra d’améliorer vos résultats et de gagner du temps.

Voici donc toutes les règles que j’applique pour gagner en efficacité sur Skype. Si nous travaillons déjà ensemble ou si nous étions amené à avoir un entretien Skype prochainement, je vous invite à lire ces règles.

Skype, Google Hangout, FaceTime, Voip Buster...

Les conseils qui vont suivre ne sont pas uniquement réservé à Skype. J’utilise Skype comme exemple car c’est le logiciel avec lequel je travaille, mais les conseils que je donne sont valables pour toute sorte de logiciel d’appel téléphonique et vidéo

1Fixez-vous un durée limite quand vous utilisez Skype, à ne pas dépasser

“C’était bien ton voyage ? Tu es dans quel pays en ce moment ? Où est-ce que tu vis, toujours à Mexico ? On se voit quand en Europe ? Tu viendrais pas me voir après ton voyage de presse ? …”.

Voici comment démarrent la plupart de mes entretiens Skype. Discuter avec quelqu’un qui se trouve à l’autre bout du monde, cela m’impressionnera toujours et me mettra toujours de bonne humeur. Une fois les salutations terminées (n’y passez pas des plombes), vous devez à chaque fois fixer un temps limite. Voici un exemple :

“Allons-y.. il est 16h30. Je te propose qu’on essaye si possible de faire court et de terminer à 17h. Allons à l’essentiel et soyons efficace. Dans tous les cas, à 17h15, je te laisse car j’ai des choses à terminer.”

Prenez l’habitude de commencer tous vos entretiens Skype de cette manière. Et n’hésitez-pas non plus, quand vous arrivez sur la fin, à signaler à votre interlocuteur “Il nous reste 10 minutes” ou “Dans 5 minutes, je te laisse”

2Ne vous connecter que lorsque c’est nécessaire (c’est à dire, juste avant RDV)

Je suis connecté sur Skype UNIQUEMENT lorsque j’ai un RDV. Je prends toujours des rendez-vous à l’avance que je note dans Google Agenda. Je me connecte à l’heure du rendez-vous et une fois que j’ai terminé, je quitte Skype immédiatement. Soyez comme un médecin débordé : à part pour les urgences, n’utilisez Skype que sur rendez-vous.

3Ne pas préparer un Skype, c’est un peu comme aller à la piscine sans maillot de bain

C’est tout de même la première règle qui tombe sous le sens 🙂 Si vous voulez être efficace, vous devez préparer votre Skype, même 5 minutes à l’avance. Ne pas préparer un Skype, ce serait comme aller dans une réunion d’entreprise sans carnet de note, les mains dans les poches…

Préparation Skype

La préparation des entretiens Skype font partie
de mon système d’organisation sur Evernote

Pour chacun de mes projets et de mes clients, j’ai une liste Evernote que j’appelle “#4 – Entretien Skype” (le #4 me sert à trier correctement les listes de mon système d’organisation). A chaque fois que j’ai un sujet à traiter lors du prochain Skype, je viens le noter dans cette liste. Cela peut-être une idée à soumettre, un point important, un détail à ne pas oublier, un élément qu’il est préférable de traiter en direct plutôt que par email… Cette méthode me permet de préparer petit à petit mes entretiens Skype : pas de dernière minute.

Faites en fonction de vos méthodes d’organisation, mais préparez chacun de vos entretiens Skype.

4Utiliser Skype plutôt en fin de journée

Je ne vous conseille pas de commencer votre journée par un entretien Skype. Le pire, c’est de la commencer par le traitement de ses emails (voir l’article sur la gestion de sa messagerie email) mais le Skype n’est pas non plus recommandé au démarrage… Vous devez commencer vos journées par 2 types de tâches :

  1. les tâches importantes pour votre activité à moyen terme : celles que vous vous êtes fixées de manière hebdomadaire (écrire un article, faire une vidéo, élaborer un cours, démarcher des clients…) ;
  2. les tâches à court terme rémunérée : celles que vous rémunèrent les clients en tant que prestataire.

Les entretiens Skype sont rarement des tâches urgentes ou importantes. En général, un entretien Skype sert à planifier des tâches que vous ferez par la suite. C’est pour cela que je vous conseille de planifier vos entretiens Skype en fin de journée. J’ai testé différents créneaux horaires, et je pense que je vais opter pour 16h-17h, voir 18h, de préférence en fin de semaine.

PS : lorque votre entretien Skype entre dans le cadre de “prévente” avec un client pour un contrat important, soyez tout de même plus flexible.

5Prenez des notes durant l’entretien

Un entretien Skype a souvent 3 objectifs principaux :

  1. Faire un rapport sur les travaux en cours;
  2. Prendre des décisions collectives;
  3. Planifier l’application de ses décisions.

Vous devez donc, durant l’entretien, planifier des évènements dans votre agenda, mettre à jour des listes d’actions dans votre système d’organisation, revoir vos listes de priorité… Soyez donc actif pendant l’entretien, comme si c’était une réunion d’entreprise.

Une autre manière de travailler, peut-être plus agréable et un peu moins efficace, consiste à prendre des notes de l’entretien à un seul endroit, sur un carnet ou un document texte par exemple. Une fois l’entretien terminée, vous dispatchez les notes dans votre agenda, vos todolists… En prenant des notes papier, cela vous permettra de passer un peu moins de temps sur l’écran.

6Moins de 2 minutes, je réalise tout de suite

2 minutes Top Chrono

Durant votre entretient Skype, vous pouvez très bien réaliser d’autres actions. Bien sûr, des actions en rapport avec ce dont vous discutez avec votre interlocuteur. Je ne vous invite pas à lui manquer de respect en allant faire d’autres tâches… Si une tâche de 2 minutes peut être exécutée tout de suite, exécutez-la.

Si vous venez de mettre au clair un sujet avec votre interlocuteur qui a été abordé dans un email, supprimez-l’email tout de suite ou archivez-le. Vous aimeriez proposer à un partenaire l’achat partagé d’un logiciel ? Ecrivez-lui tout de suite un email rapide que vous formulerez avec votre interlocuteur.

Vous décidez avec votre client d’afficher 12 articles plutôt que 8 sur la page d’accueil ? Allez tout de suite faire la modification dans votre thème WordPress, etc.

Vous l’avez compris : durant un entretien Skype, vous pouvez très bien réaliser des petites actions de quelques minutes avec ou sans l’aide de votre interlocuteur.

7Mieux vaut plusieurs entretiens de quelques dizaines de minutes qu’un gros entretien de 4 heures

C’est une idée que j’ai eu assez récemment et que je suis en train de mettre en place. Je suis parti du constat que beaucoup de conversations emails seraient bien plus efficacement traitées lors d’une conversation en “temps réel”. Les A/R écrit ne sont pas le meilleur moyen de trouver des solutions… Si vous travaillez régulièrement avec un client, je vous conseille donc de maintenir vos entretiens principaux. Par contre, n’hésitez pas à programmer des courts entretiens sur des sujets précis, même s’ils ne durent qu’une dizaine de minutes.

Voyez-vous d’autres règles pour utiliser Skype efficacement ? Je note de ce pas dans mon planning de publication de venir compléter cet article dans quelques mois. Je suis sûr que je pourrai y rajouter encore quelques règles d’efficacité.

Je n’aborde ici que l’efficacité et je compte écrire un article sur d’autres tips : présentation, enthousiasme, lieu où faire le Skype, les aspects techniques… ce sera pour une prochaine fois.

Si vous voulez disposez d’une fiche imprimable au format bristol cartonné (20,3cm x 12,7cm) qui résume de manière pratique cet article, je vous invite à télécharger ci-dessous celle que j’utilise :