Gérer ses comptes avec Excel (ou Google Drive) en y passant 10 minutes par mois

Gérer ses comptes devrait être quelque chose de crucial pour un entrepreneur. J’ai élaboré une technique simple, rapide et efficace pour gérer ses comptes avec Excel (ou plutôt avec sa version Google Drive). Cette technique me permet de n’y passer que quelques minutes par mois. J’ai affiné cette méthode de gestion de comptes personnalisée au fil du temps. J’utilise pour cela un modèle complet sur GDrive que je vous offre gratuitement à la fin de cet article. Vous aurez aussi accès à une vidéo pratique pour voir le modèle en action. Si gérer vos comptes personnels et professionnels est aujourd’hui une galère, dans quelques minutes, vous allez vous apercevoir que c’est en fin de compte un jeu d’enfant.

Gérer ses comptes avec Google Drive

J’ai utilisé pendant 2 ans un fichier Excel sur Google Docs (aujourd’hui plutôt appelé Google Drive). J’y notais toutes mes dépenses par catégories et même sous-catégories. Je me suis premièrement aperçu que cette façon de gérer ses comptes était très chronophage, car je devais reporter mes dépenses parfois plusieurs fois par semaine. Cette méthode recommandée par plusieurs logiciels est aussi source d’erreurs. Si vous utilisez ce genre de méthode, vous vous apercevrez rapidement que votre motivation à tenir à jour un système complet s’amenuisera au fil des semaines, et que tous vos efforts n’auront pas servi à grand chose… Ce que je vous propose, c’est un modèle efficace qui vous suivra tout votre vie et qui ne vous prendra que 10 minutes par mois.

J’ai également compris que cela ne me servait très peu de connaître mes dépenses pour chaque catégorie. Plutôt que de passer du temps à noter et observer vos dépenses augmenter, faite les choix qui permettent de les diminuer. Cela sera bien plus efficace.

Le modèle que vous découvrirez dans un instant est donc une version simplifiée du modèle que j’utilisais auparavant. Je pense avoir trouvé ce qui me convenait le mieux en terme d’informations sur mes comptes, comparé au temps que j’y consacre.

Un tableur Excel simple pour gérer ses comptes personnels

Vous verez que le fichier est très simple à comprendre. J’ai volontairement changé les chiffres pour ne pas vous dévoiler mes comptes, bien évidemment. Chaque colonne correspond aux mois de l’année. Les lignes correspondent à des recettes, des capitaux et des statistiques. Elles sont divisé en 5 catégories :

Mon modèle pour gérer mes comptes

Gérer ses comptes sur Excel

  • Calcul des revenus : chaque mois, vous viendrez noter vos revenus dans ces colonnes. Vous pouvez les séparer en différentes sources : salariat, projets entrepreneuriaux, rentes, revenus financiers… Ce bloc n’est à priori utilisé seulement pour reporter vos revenus. Pour vos activités professionnels, vous pouvez également avoir une ligne “Dépenses” en rouge, qui vous permet alors de suivre vos dépenses professionnels et faire le calcul de votre bénéfice NET. Vous pourriez également rajouter un ligne “Impôts et cotisations”. Ces 2 lignes contiennent des valeurs négatives, en rouge.
  • Calcul des capitaux : chaque mois, vous viendrez inscrire dans les cases correspondantes le solde de vos différents comptes à la date du premier jour du mois. Dans l’exemple ci-dessus, nous sommes le 1er mai : compte courant, compte d’épargne, compte Paypal et même “espèces” si nécessaire. Tout comme le bloc “Calcul de revenus”, ce bloc ne devrait être utilisé uniquement pour reporter des valeurs. Je vous invite à reporter dans ses cases la valeur de vos capitaux la première semaine du mois.
  • Statistiques sur les capitaux : ce bloc compte 3 lignes très simples à comprendre :Capital : somme de tous vos capitaux au premier du mois ;Economies : combien avez-vous économisé ce mois-ci ? Cette valeur correspond tout simplement à la différence du capital du mois courant avec celui du mois passé ;Economies moyennes sur les 6 derniers mois : cette valeur moyenne vous permet d’observer la tendance sur les 6 derniers mois. En 6 mois, combien avez-vous fait d’économie mensuelle et moyenne ?
  • Statistiques sur les dépenses : cette partie vous permet de calculer vos dépenses personnelles chaque mois, ainsi que la moyenne de vos dépenses sur 6 mois. La ligne dépense exceptionnelle (billet d’avion ou vacances par exemple) vous permet de garder un oeil sur votre niveau de vie.

Ce modèle est complétement automatisé grâce à des formules Excel. Vous pouvez le télécharger en fin d’article. Je vous conseille d’arrondir les valeurs sans compter les centimes : on est pas non plus à quelques euros près… Vous pouvez aussi rajouter quelques lignes selon vos envies mais garder en tête que l’efficacité de ce modèle tient à sa simplicité !

Quand et comment reporter vos comptes pour ne pas y passer un temps fou ?

J’ai dans mon Google Agenda une tâche récurrente “Comptabilité” fixée tous les premiers dimanche du mois. C’est important, mais ce n’est pas prioritaire. Je vais voir mes comptes en ligne 2 à 3 fois par mois sur Boursorama mais je ne prend des notes qu’une fois par mois.

A chaque début du mois, voici les tâches simples à réaliser dans le fichier :

  • Report des recettes et dépenses du mois dernier : vous sommez tout simplement vos recettes et dépenses professionnelles dans le fichier en fonction de votre relevé de comptes bancaire.
  • Report des capitaux : sélectionner la dernière colonne et copiez-là à la suite. Supprimez toutes les valeurs et ajoutez-y tous les soldes de vos différents comptes dans la rubrique “Capitaux”.
  • Affichage des statistiques : copier une par une les cases des statiques (placez votre souris sur le coin inférieur droit de la case et faites un drag’n drop. Les statistiques du mois précédents s’affichent donc automatiquement : vous savez combien vous avez gagné, dépensé et économisé.

Pour que vous compreniez plus facilement ce que vous devez réaliser dans ce fichier une fois par mois, regardez la vidéo ci-dessous. Vue que c’est un screencast, la résolution Youtube doit être au moins de 480p, voire 720p pour que vous puissiez voir correctement tous les caractères :

Remarques : je profite également de ces 10 minutes de comptabilité mensuelle pour mettre à jour mes livres de recettes et d’achat, en y notant les dates de paiement. Cela me permet de gérer au même moment toutes mes opérations bancaires (voir ma méthode complète pour gérer ma comptabilité d’auto-entrepreneur)

J’ai testé plusieurs solutions pour gérer mes comptes : logiciels, applications mobiles, feuilles excel ou papier… et je peux vous assurer que celle-ci est la plus efficace. C’est accessible à distance depuis n’importe quel ordinateur et Google Drive permet même un mode “hors connexion”. Une fois votre fichier Excel installé, il vous suffit de venir faire votre report une fois par mois. Cela ne prend pas plus de 10 minutes.

J’utilise ce modèle amélioré depuis 2 ans maintenant pour gérer mes comptes personnels et professionnels et je vous invite à en faire autant. Vous verrez que la gestion de vos comptes n’aura jamais été aussi facile.

Pour encore plus d’efficacité

Bookmark comptabilitéPour accéder encore plus rapidement à tous mes fichiers de comptes, j’ai rajouté dans les favoris de mon navigateur un répertoire “Compta”. Cela me permet d’ouvrir en 2 clics tous les fichiers nécessaires à ma comptabilité :

– clic droit sur le répertoire “Compta”
– clic gauche sur “Ouvrir tous les favoris”

Le petit bonus final qui permet d’ouvrir tous ses fichierss de comptabilité en même temps pour encore plus d’efficacité.