J’ai testé Trello pendant 2 mois, l’outil de gestion de projet collaboratif, simple et efficace

Connaissez-vous Trello ? Cet outil en ligne de gestion de projet collaboratif compte aujourd’hui plus de 4,5 millions d’utilisateurs et commence à se faire connaître en France. Je teste cet outil depuis 2 mois avec mes clients et nous en sommes très contents. Dans cet article, je vous explique rapidement comment fonctione Trello et vous livre 2 exemples de modèle d’organisation, clé en main, que vous pouvez mettre en place pour vos activités.

Trello

Taco, la mascotte de Trello

Trello, en bref…

Trello est un outil de travail collaboratif. Ce service en ligne permet donc d’organiser des projets sur lesquels travaillent plusieurs personnes. Voici le message de leur page d’accueil :

“Trello is the free, flexible, and visual way to organize anything with anyone”.

Le principe est très simple : créez des “tableaux” pour vos projets, créez des “listes” disposées en colonnes selon certains modèles et des “cartes” qui correspondent aux tâches à accomplir.

Vous pouvez également créer des “organisations” pour partager vos “tableaux”.

Voici un exemple de tableau pour réorganiser la cuisine d’un restaurant :

Exemple de tableau Trello

Voilà à quoi ressemble l’interface de Trello
(on va utiliser Trello pour nos projets Web, pas pour refaire nos cuisines !)

Pour faire simple, Trello, ça sert à faire des todolists améliorées qu’on peut gérer à plusieurs. Et ça marche bien !

Qu’est ce que j’entends par todolist améliorée et collaborative ?
Voici ce que permet de faire Trello :

  • Organisations : vous pouvez créer des organisations de plusieurs membres qui auront accès à un ou plusieurs tableaux. La formule payante permet de restreindre les droits de chaque membre.
  • Membres : vous pouvez assigner aux tâches un ou plusieurs membres de l’organisation. Ils recevront alors une notification.
  • Libellés : vous pouvez également assigner aux tâches des libellés de différentes couleurs. Exemples : prioritaire, en attente, à valider…
  • Commentaires : il ets possible de poster des commentaires sur chaque tâche. On peut également notifier un membre comme ceci : @Kalagan.
  • Attachements : on peut attacher aux tâches des fichiers : documents uploadés, images, .pdf, documents Google Drive, Dropbox…
  • Deadlines : on peut paramétrer des deadlines(dates limites pour terminer une tâche). Les tâches urgentes seront alors automatiquement mise en avant.
  • Liste de sous-tâches : cette option très pratique permet de rajouter des checklists de “sous-tâches”, et de les cocher quand elles sont réalisées.

Le service en ligne est très simple d’utilisation, très rapide. Les tableaux se chargent en 2 secondes et on peut faire du drag’n drop. Évidemment, tout est synchronisé en temps réel et il y a des applis Windows, iPhone, Android et même Kindle.

Pour ce qui est de la gestion de projet collaboratif, Trello est une des solutions les plus simples et les plus puissantes.

La version gratuite de Trello est largement suffisante et les limites d’utilisations ne sont pas restrictifs. Vous verrez aussi que la prise en main est très rapide.

Comment utiliser Trello efficacement ?

Choisir les bons outils pour travailler sur internet, c’est facile : il suffit de lire des blogs comme le mien 🙂

Bien utiliser ces outils, c’est une autre paire de manches ! Voici donc 2 modèles d’organisation pour Trello, basés sur les modèles Kanban et GTD.

Remarque :

Les 2 modèles que je vous propose sont volontairement simplifiés et ne prennent pas en compte toute la complexité de Kanban et GTD. Ils conviennent à des petites équipes de quelques personnes, des entrepreneurs qui travaillent avec leurs clients, leurs prestataires et leurs associés. Le modèle GTD est plutôt adapté à une seule personne.

1: le modèle d’organisation collaboratif classique (appelé aussi Kanban)

Ce modèle est sûrement un des plus utilisés et comporte 4 listes de tâches :

  • Idées / Suggestions : on note ici les idées de développement du projet, qu’on décidera et qu’on réalisera plus tard.
  • A faire : on note dans cette liste les tâches que l’équipe a décidé de faire.
  • En cours : on y note les tâches en cours.
  • Terminé : on y note les tâches terminées, à valider pour archivage.

Vous voyez, rien de bien compliqué… Voici ce que cela donne avec Trello, pour un projet lié par exemple à un blog :

Exemple de modèle d'organsiation (Kanban)

Et si l’on clique sur la tâche “Optimiser les performances”, une popup apparâit pour vous permettre d’éditer la tâche :

Détail d'une tâche trello

Pour le coup, si vous avez besoin d’un coup de main pour optimiser les performances de votre site WordPress, je vous propose un entretien Skype.

2: le modèle d’organisation de type GTD

Ce modèle est un peu différent du premier. Il a été conçu pour gérer un système d’organisation personnel, alors que Kanban est plutôt orienté collaboratif.

  • Un jour, peut-être : les tâches qu’on traitera peut-être un jour, sans en être sûr.
  • A faire plus tard : les tâches que nous devons faire, mais qui ne sont pas encore prioritaire.
  • En attente : les tâches en attente, qui dépendent de l’action d’une ou plusieurs autres personnes.
  • En priorité : les tâches que nous devons effectuer dès qu’on en a le temps.

Voici un exemple de tableau de bord qu’on pourrait appeler “Auto-formation” :

Exemple de modèle d'organisation GTD

Pratique, non ? Qu’en pensez-vous ?

Les tableaux Trello que j’utilise sont un peu plus complets, sans être surchargés, et comportent des tags qui permettent de mieux gérer les priorités. Je suis encore en train de les perfectionner. Je vous invite à vous inscrire sur mon blog pour être mis au courant le jour où je vous les dévoilerai.

Vous l’avez compris, ce test de 2 mois est très concluant et je vous invite à tester Trello également. Je migre petit à petit avec mes clients l’organisation de nos projets sur Trello, et nous sommes tous très contents des gains en efficacité. Trello est également très utile pour avoir une vision globale d’un projet lors d’un entretien Skype.

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