Travail collaboratif en ligne : soyez efficace et utilisez les bons outils

Un entrepreneur comme vous et moi, mobile ou non, ne travaille que très rarement seul sur un projet. Il travaille avec ses associés, ses partenaires, ses clients, ses prestataires… Et c’est grâce au travail collaboratif en ligne qu’il peut le faire de manière mobile, dématérialisée, sans devoir être physiquement au côté de ses collaborateurs. Pour pouvoir exercer mes activités depuis n’importe où dans le monde, je me suis intéressé de près à ces nouveaux modes de travail et aux outils qu’il faut utiliser pour travailler de cette manière. J’ai établi et partagé avec mes collaborateurs plusieurs méthodes de travail qui nous permettent de nous organiser à distance et de gagner en efficacité. Dans ce dossier, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour travailler de manière collaborative en ligne.

Travail collaboratif

Un coworking space à Guadalajara, au Mexique

Voici la définition du “Travail collboratif” sur Wikipédia, qui est d’ailleurs un excellent exemple de projet mené de manière collaborative :

« Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c’est-à-dire qu’il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun. La notion de travail collaboratif désigne aujourd’hui un travail qui n’est plus fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail (éventuellement intégré dans un modèle économique de production) où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de maximiser la créativité et l’efficience d’un groupe associé à des projets d’envergure même si elles sont très dispersées dans l’espace et le temps. Le projet d’encyclopédie en ligne, libre et multilingue, Wikipédia est un exemple de résultat d’un travail collaboratif. »

Cette définition est peut-être un peu trop axée sur les projets d’envergure. Le travail collaboratif est pourtant de plus en plus utilisé pour des projets à taille plus humaine. Le principe reste cependant le même : utiliser les nouvelles technologies de l’information et de la communication pour travailler avec ses collaborateurs, de manière plus efficace et plus mobile.

Si j’avais été à la tête de l’organisation d’une PME ou d’une grande entreprise, je me serai penché sur l’utilisation d’un système complet de travail collaboratif. Ces systèmes gèrent pour des équipes plus ou moins grandes les contacts, les documents, les listes de tâches, la relation avec les clients, l’emailing… C’est par exemple le cas d’un outil de CRM comme Saleforces.

Mais en tant qu’entrepreneur indépendant, j’exploite plutôt des outils plus légers, plus minimalistes et plus simples d’utilisation.

Comment utiliser le travail collaboratif ? Avec qui ? Pour quelles activités ?

L’autonomie des acteurs d’un projet collaboratif est très importante et représente un facteur considérable d’efficacité. Plus un collaborateur est autonome, moins il est nécessaire d’interagir avec lui pour obtenir des résultats. Moins il est autonome, plus il faudra débattre, échanger, communiquer, s’envoyer des emails… Je vous renvoies à l’excellent livre de Steven Covey : Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent. Dans l’habitude numéro 6, celle qui consiste à entretenir des relations synergiques, l’auteur explique plus précisément cette notion d’autonomie.

Le travail collaboratif ne doit donc pas être utilisé pour tout et n’importe quoi. Les périmètres d’action de chaque collaborateurs doivent être bien définis. Voici les 4 types de collaborateurs que je prend en compte dans mes méthodes de travail :

  • Les associés : ils travaillent ensemble sur un projet, pour lequel ils se répartissent les revenus ;
  • Les partenaires : ils travaillent sur des projets différents mais dans des thématiques très proches. Ils s’entraident mutuellement pour développer leurs activités ;
  • Les clients : ils font appels à nous en déléguant certaines tâches ;
  • Les prestataires : nous faisons appel à eux pour déléguer certaines tâches ;

Voici maintenant quelques exemples concrets de travail collaboratif :

  • 3 associés peuvent prévoir un entretien Skype pour définir le plan d’action d ‘un nouveau projet qu’ils vont mettre en place. Ils utiliseront un agenda partagé, un gestionnaire de tâches collaboratives comme Trello et se mettront d’accord sur un mot-clé dans un email pour filtrer automatiquement les messages ;
  • Un client peut avoir accès au carnet d’honoraire de son prestataire. Il aura un droit de lecture et de vérification, mais c’est au prestataire de le remplir, en fonction des tâches qu’il a réalisé pour son client ;
  • Un client peut faire une demande précise via un email à son prestataire. Le prestataire se chargera d’effectuer le travail demandé et confirmera par un simple message, sans donner les détails de ses actions. Si des modifications importantes sont à prévoir, un entretien Skype rapide sera toujours plus efficace que de longs échanges par email (voir cet article sur les bonnes habitudes à prendre pour utiliser Skype efficacement) ;
  • 3 partenaires peuvent utiliser ensemble un outil en ligne professionnel pour gérer automatiquement leur présence sur les réseaux sociaux (j’utilise dans cette exemple Postcron, que vous retrouvez sur cette page). Ils utiliseront l’outil de manière indépendante mais pourront partager les frais d’abonnement ;
  • 2 partenaires peuvent utiliser un fichier Google Drive de type tableur pour y noter les coordonnées de tous les annonceurs avec qui ils ont travaillé. L’importation dans une solution d’emailing comme Mailchimp sera alors plus facile ;
  • 2 associés peuvent partager ensemble des fichiers de comptabilité. L’un sera chargé de tenir à jour la comptabilité et de faire les bilans trimestriels. L’autre n’aura qu’un droit de lecture et de vérification sur les fichiers concernés ;
  • 2 associés peuvent travailler sur une proposition commerciale. L’un se chargera de l’aspect marketing de l’offre, l’autre pourra quant à lui définir la grille tarifaire. Ils pourront lors d’un entretien Skype terminer et valider ensemble et en direct le document via Google Docs avant de l’envoyer à leur(s) client(s) ;
  • Pour travailler sur la page de vente de son dernier produit, un client peut partager avec son prestataire, via Google Drive ou Dropbox, un dossier contenant toutes les images qui seront utilisées. Après synchronisation du dossier, le prestataire aura alors accès à toutes les images dont il a besoin.

Je pourrais encore vous donner des dizaines d’exemple comme ceux-là. L’utilisation du travail collaboratif dépend bien évidemment du type de tâches, du champs d’action et du nombre de collaborateurs. Vous comprendrez qu’en général, il consiste à utiliser des outils informatiques pour travailler ensemble sur une même tâche.

Pour utiliser le travail collaboratif de manière efficace, chaque collaborateur doit être le plus autonome possible, les périmètres d’action de chacun doivent être bien définis (qui fait quoi ?).
Les méthodes et outils de travail doivent être bien testés et bien sélectionnés.

Les avantages du travail collaboratif

Le premier avantage du travail collaboratif est de permettre aux collaborateurs d’être complètement mobiles. S’il est bien utilisé, il permet une gestion de projets depuis n’importe où dans le monde. Pas besoin de local pour se rencontrer physiquement et terminé les bouchons ou les chahuts dans les transports publiques.

Le travail collaboratif sur internet permet aussi un gain de temps considérable : en plus du gain indirect découlant de la mobilité, plus besoin de se transmettre les fichiers sur lesquels on travaille par email car un seul ficher automatiquement mis à jour est utilisé pour tous les collaborateurs.

En travaillant sur le cloud, la sécurité des données et les sauvegardes automatiques sont délégués à une société tierce : gain de temps et diminution des coûts.

Le travail collaboratif en ligne a l’avantage, on le voit dans plusieurs études et sondages comme celui-ci, de faciliter le partage de savoir et de compétences entre les collaborateurs, d’améliorer leur organisation, leur efficacité personnelle et la qualité de leur travail.

Le travail collaboratif en ligne permet aussi de travailler avec des prestataires en offshore, à moindre frais. Certains diront que ces pratiques sont des manières de délocaliser le travail, d’autres diront même que les tarifs appliqués sont à la limite de l’esclavage… Mais concrètement, quand c’est réalisé dans le respects de tous les collaborateurs, cela permet à la fois à des petites entreprises d’investir pour se développer (ce qui ne serait pas le cas avec des tarifs “occidentaux”), mais aussi à des télétravailleurs étrangers de générer des revenus bien supérieurs à ce qu’ils peuvent espérer en travaillant avec des clients de leurs pays respectifs. Il y a aussi un avantage en terme de décalage horaire : certaines tâches peuvent être effectuées en journée par le prestataire, alors que pour le client, c’est encore la nuit.

Finalement, c’est aussi un bon outil de formation. Je partage avec mes collaborateurs les formations en ligne que je suis et ils en font de même.

Les limites du travail collaboratif

J’ai appris rapidement à apprécier les entretiens Skype : je suis toujours fasciné par cette possibilité de parler en “face à face” avec un collaborateurs à l’autre bout du monde. Mais soyons clairs, rien de virtuel ne remplacera jamais la chaleur d’une poignée de main, d’une bise ou d’une accolade. Rencontrer ses collaborateurs physiquement est un énorme avantage pour nouer des relations de confiance sur le long terme.

J’essaye au maximum de rencontrer les personnes avec qui je travaille sur internet quand je rentre en Europe. Je vous invite d’ailleurs de toujours avoir sur vous des cartes de visite (imprimées par exemple chez Onlineprinters). Vous pourrez alors inverser le processus et travailler avec des personnes que vous avez déjà rencontrées. Et étant donné ma mobilité, , ou tout du moins, dans des pays qui nous sont étrangers. D’ailleurs, si vous êtes de passage au Mexique, faites le moi savoir. Nous pourrions nous rencontrer dans un espace de coworking ou bien dans un bar autour de micheladas 🙂

Les outils de travail collaboratif en ligne

En quelques années, de nombreux outils de travail collaboratif ont vu le jour sur internet. Je le rappelai en introduction, le choix des outils que j’utilise est avant tout dicté par la simplicité et le faible coût. Ce sont donc des outils dédiés aux très petites équipes. Voici donc une liste d’outils simples à utiliser, et si possible gratuits.

Gmail : mon premier outil de travail collaboratif

GmailLes messageries électroniques sont certainement les outils de travail collaboratif sur internet les plus utilisés. Ils le sont à mon avis très mal. Je suis un partisan du minimum d’email et je préfère toujours les emails très courts, quand c’est possible. Les échanges emails les plus efficaces sont en général de 2 types : question/réponse ou requête/action. Pour que la collaboration par email reste efficace et qu’elle ne mène pas à des discussions à rallonge, voici quelques règles essentielles :

  • Un email doit toujours correspondre à un seul sujet. Pour traiter plusieurs sujets, envoyez plusieurs emails ;
  • Utilisez des titres explicites et des trigrammes dans vos emails (VDN par exemple pour mon projet Voyageurs Du Net). Cela permet de s’y retrouver plus facilement, de filtrer les emails de manière automatique et de travailler par lots ;
  • A moins que ce soit pour traiter un sujet de fond (et dans ce cas, préférez le Skype, bien plus efficace), faites au plus court dans vos emails. J’essaye au maximum d’adopter la règle de Léo Babauta dans son livre L’art d’aller à l’essentiel : pas plus de 5 lignes par email. Je vous garantis que c’est une des règles les plus efficaces pour passer moins de temps dans votre messagerie ;
  • Evitez les débats par email, surtout à plusieurs ! Prenez des notes et faites un Skype, comme pour une réunion professionnelle ;
  • Organisez intelligemment vos filtres et vos règles de redirection pour ne pas mélanger les projets et les collaborateurs ;
  • Utilisez les marqueurs de suivis pour différencier les emails importants, les emails en attente de réponse, les emails à ne surtout pas effacer, les emails à traiter en priorité,…

Je reviendrai dans un futur article sur les règles de productivité et d’efficacité que j’applique sur Gmail. Cela mérite amplement un article dédié.

N’oubliez pas que dans la plupart des cas, l’email est le moyen le plus utilisé pour communiquer, alors qu’il n’est pas le plus efficace. Vous devez l’utiliser à bon escient.

Google Drive : stocker, éditer et partager vos fichiers aec vos collaborateurs

GDriveGoogle Drive est devenu pour moi un incontournable, surtout pour les fichiers au format tableur. Je ne suis même pas certains qu’Excel est installé sur mon laptop. Mon Google Drive est aujourd’hui une vraie arborescence de fichiers et de dossiers, partagés avec mes collaborateurs selon les projets. Google Drive est gratuit jusqu’à 15 Go. La version professionnelle appelé Google Apps for Work coûte que 96€ HT par an et permet de stocker jusqu’à 1 To de données pour les petites entreprises. Google Drive offre la possibilité de partager des fichiers et dossiers, de gérer les droits et permissions de chaque collaborateur. On peut également travailler à plusieurs sur un même fichier, au même moment. Les utilisateurs « connectés » au fichier sont alors affichés et les modifications sont apportées dans des couleurs différentes, quasiment en temps réel. L’application locale est disponible sur Windows, Mac et Linux.

Parmi tous les outils simples et complets de travail collaboratifs, c’est Google Drive qui a eu ma préférence, en terme de fonctionnalité et de tarifs. J’avais d’ailleurs testé l’outil dès sa sortie.

Des recherches ultra-rapides dans Google Drive

Voici une astuce VRAIMENT pratique pour effectuer vos recherches dans Google Drive. En 2 minutes de configuration, vous pourrez accéder à tous vos documents GDrive via l’omnibox de Google Chrome en tapant “gd” . Un gain de temps au quotidien : https://seo-michael.co.uk/search-google-drive-from-chrome-omnibox/

Google Agenda : un agenda collaboratif pour tout le monde

Google AgendaJ’ai définitivement abandonné l’agenda papier pour Google Agenda. Bien utilisé, Google Agenda est un outil très puissant. J’y organise mon planning hebdomadaire récurrent, mes entretiens Skype, mes vols en avion, mes sorties et excursions… Google Agenda permet également de créer des agendas partagés. Idéal pour partager en 1 clic une réunion ou un événement important avec tous ses collaborateurs. C’est une fonction que j’utilise rarement, mais cela peut être pratique dans certains cas.

Evernote : un outil précieux pour organiser son travail

EvernoteL’utilisation première d’Evernote, c’est de stocker et trier des notes qui peuvent venir d’un peu partout. Je ne l’utilise pas de cette manière. C’est bien trop chronophage de prendre autant de notes, de les trier, de les revoir… J’utilise plutôt Evernote comme un gestionnaire de liste. J’y applique en partie la méthode GTD. Pour chaque projet, j’ai 3 notes contenant des listes de tâches et de sous-tâches :
1) Tâches prioritaires
2) A faire plus tard
3) Un jour… peut-être

Evernote dispose d’un mode collaboratif qui permet de partager certaines notes. Le gros soucis, c’est que les notes ne sont pas synchronisées en temps réelle comme dans Google Drive. On ne peut donc pas travailler en même temps sur la même note et on risque d’avoir des problèmes de synchronisation. Dommage…

Dropbox : pour partager tous types de fichier

DropboxDropbox est un service de synchronisation en ligne qui permet de partager des dossiers et fichiers. Contrairement à Google Drive, il est dépourvu d’un système d’édition en ligne et en temps réel. Je l’utilise donc pour stocker des données personnelles liés à mes voyages (lire cet article). Dropbox reste pratique dans certains cas, pour partager de gros fichiers (photos, vidéos, backups…). Dropbox permet alors de contourner les limites de tailles des pièces jointes dans les emails (25Mo pour Gmail ou Hotmail).

Skype pour les entretiens audio-vidéos

SkypeJe suppose que vous avez déjà utiliser Skype ou tout du moins, que vous savez à quoi cela sert. C’est le logiciel que j’utilise pour faire mes entretiens en ligne. Skype fonctionne très bien, même avec des connexion internet qui ne sont pas très rapides. Il est possible de créer des groupes, ce qui permet de faire des conférences avec plus de 2 collaborateurs. Un outil indispensable pour les télétravailleurs.

Netvibes : le dashboard français

NetvibesNetvibes est un service en ligne qui permet de gérer un tableau de bord dans votre navigateur. Il est principalement utilisé pour faire de la veille de flux RSS. Je l’utilise pour suivre les blogs que je lie et les communautés auxquelles je participe. J’y liste aussi les actions qui correspondent à ce que j’appelle mes “tâches hebdomadaires récurrentes” (mises à jour de WordPress et des plugins, gestion des commentaires sur mon blog, participation aux réseaux sociaux…). Netvibes dispose d’une fonctionnalité de partage, qui n’est malheureusement pas encore au point. On peut partager un tableau de bord mais cela crée une copie et les modifications ne sont pas partagés entre les utilisateurs. Dommage… car cela me permettrait de partager des tableaux de bords que j’ai créé petit à petit pendant plusieurs années.

Les outsiders (et ceux que je n’utilise pas)

Certains utilisent Facebook comme un outil de travail collaboratif. Alors oui, on peut travailler avec des collaborateurs via Facebook, mais en premier lieu, le réseau social est conçu pour lire et partager des informations, des humeurs, des articles, de l’audiovidéo, et non pour travailler.

Concernant les outils de synchronisation de données, on peut parler de SkyDrive chez Microsoft ou de hubiC chez OVH. Certains nouveaux outils comme Trello (gestion en ligne de projet) sont intéressants, mais engendre un supplément de travail pour la gestion, ce qui ne correspond pas aux exigences d’autonomie. Des outils comme Hootsuite permettent aussi de gérer des communautés sociales en ligne, mais c’est plutôt conçu pour de grosses entreprises. Si vous êtes à la recherche d’outils collaboratifs spécifiques, faites un tour sur outilscollaboratifs.com. Vous verrez qu’il existe plus d’outils de travail collaboratifs qu’on ne le croît.

Devez-vous utiliser des outils de travail collaboratifs ?

Si vous êtes mobiles, cela va de soi. En quelques semaines, il est possible de bien assimiler les méthodes et outils de travail collaboratifs.Ceci dit, n’oubliez-pas que ce ne sont pas seulement les outils qui font en sorte que l’on travaille de manière plus efficace et plus collaborative, mais avant tout la façon de les utiliser. Vous devez donc régulièrement faire le point avec vos collaborateurs sur la manière dont vous travaillez ensemble. Quelles sont les pratiques qui marchent bien ? Quelles sont celles qu’on devrait modifier ? Comment améliorer notre manière d’utiliser tel ou tel outil ?

Et c’est de cette manière que vous améliorerez l’efficacité et la qualité de votre travail, et donc vos résultats et ceux de vos collaborateurs.