Comptabilité pour auto-entrepreneur : le pack complet pour gérer sa compta efficacement

Quels sont tous les documents obligatoires ?

Pour rappel, voici le texte officiel sur les obligations comptables d’un auto-entrepreneur :

Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée.

Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures,notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour.

En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.).

Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services.

Voici le document officiel sur le site internet www.lautoentrepreneur.fr

En résumé, 3 types de documents sont obligatoires : le livre des recettes, le registre des achats (ce n’est obligatoire que pour certaines activités mentionnées ci-dessus) et les factures.

• Le livre des recettes : le livre des recettes est un document qui répertorie toutes vos recettes, c’est à dire toutes les sommes d’argent que vous avez encaissez, en liquide, par virement bancaire, en chèque et via une solution de paiement en ligne comme Paypal par exemple.
• le registre des achats : alors qu’il est obligatoire de conserver toutes les factures liées aux achats concernant votre activité (par exemple les factures de votre hébergement Web, celle de vos publicités Facebook, de vos affiliés…), il n’est pas obligatoire dans le cas d’une activité comme la mienne de les répertorier dans un registre dédié. Pour ma part, je m’en passe.
• les factures : il est bien entendu obligatoire d’émettre des factures pour chacune de vos recettes. J’utilise un modèle simple, complet et facilement modifiable,  prenant en compte les exigences de la plupart des clients français, européens ou internationaux. Ce modèle inclue également les quelques obligations propres aux auto-entrepreneurs.

Pour accéder à tous ces documents et à toute la hiérarchie comtable que je vous propose dans GDrive, cliquez-ici.

Un dossier unique dans Google Drive pour toute votre comptabilité :

Voici comment je vous conseille de gérer votre comptabilité pour être le plus efficace possible. Mettez en place cette hiérarchie dans Google Drive, à partir d’un unique dossier appelé Comptabilité :

• Dans « Déclarations trimestrielles », archivez vos attestations de télé-déclarations faites sur Net-Entreprise ;
• dans « Factures – Achats », archivez les factures liées à vos dépenses ;
• dans « Factures – Recettes », archivez au format .pdf les factures liées à vos recettes ;
• dans « Livre des recettes », archivez chaque fin d’année le livre des recettes de l’année écoulée ;
• dans le fichier « Livre des recettes », mettez à jour vos recettes de l’année en cours ;
• votre RIB :  c’est très utile de l’avoir sous la main au moment où vous éditez et envoyez vos factures à vos clients.

Nommez correctement tous vos fichiers :

Voici comment je procède :
– Factures : 2014.09.15__F142__Kalagan__Nom_du_client.pdf
– Livre des recettes : 2014__Livre_des_Recettes.xlsx
– Déclarations trimestrielles : 2014_T2__Declaration_AE.pdf

En nommant les fichiers de cette manière, il est plus facile de les trier par date.

Et voici maintenant la méthode que vous devriez appliquer à votre comptabilité, en 2 temps :

La visualisation de ses soldes, les écritures comptables et autres notifications de paiement doivent être, comme la plupart de vos tâches, traitées par lot. Je ne réalise ma comptabilité qu’une fois par mois, tous les premiers dimanches. Je vous invite d’ailleurs, si ce n’est pas encore fait, à rajouter un évènement récurrent mensuel dans votre agenda pour gérer votre comptabilité.

1Pour chaque nouvelle facture :

Ouvrez le bon modèle de facture, changez-y les informations et enregistrez le document au format .pdf dans le répertoire adéquate. Ensuite, ouvrez votre livre des recettes et ajoutez une ligne correspondant à cette nouvelle facture. Si vous utilisez un registre des achats , la procédure est quasiment la même pour noter vos achats. Pour finir, envoyez par email la facture au format .pdf à votre client et joignez-y votre RIB.

2Une fois tous les mois :

Pendant plus d’un an, je suis allé voir mes comptes plusieurs fois par semaine pour vérifier les nouveaux paiements et mettre à jour mon livre des recettes. J’envoyais même de emails de confirmation à mes clients une fois que j’avais reçu leurs paiements. Je me suis aperçu que c’était une perte de temps. Aujourd’hui, je ne fais ma comptabilité qu’une fois par mois et je contacte mes clients concernant les paiements qu’en cas de retard.

• grâce à ce bookmark ingénieux, ouvrez tous les pages de votre navigateur nécessaires à la mise à jour de vos documents comptables ;
• pour chaque paiement reçu sur votre compte bancaire ou Paypal, venez reportez la date de paiement sur votre livre des recettes ;
• si vous devez faire votre déclaration sur Net-Entreprise ce mois-ci, faites-la au même moment et enregistrez correctement votre télé-déclaration. Pour calculer la somme à déclarer, une petite formule tout simple dans votre fichier Excel suffit ;
• je vous conseille également de mettre à jour au même moment votre fichier de comptes personnels (téléchargez mon modèle de compte personnel simplifié). Vous maximisez alors votre efficacité grâce au principe du traitement par lots.

Grâce à cette méthode simple que j’ai amélioré au fil du temps, je gère ma comptabilité par lot une fois par mois, en 30 minutes tout au plus.

Téléchargez ci-dessous les modèles de tous les documents dont je parle dans cet article, mettez en place la hiérarchie dans Google Drive, dans Dropbox ou un autre service de synchronisation. Bookmarkez également cet article pour y revenir si nécessaire.

Et vous verrez que la comptabilité de votre auto-entreprise deviendra bien moins compliquée qu’avant !