Mes outils de travail collaboratif gratuits

Un digital nomade travaille rarement seul. Il travaille avec ses associés et partenaires grâce à des outils de travail collaboratifs. En vue d’exercer mes activité depuis n’importe où dans le monde, je me suis intéressé de près à ces outils. J’ai établi et partagé avec mes collaborateurs plusieurs processus qui nous permettent de nous organiser à distance. Les services internet d’aujourd’hui nous permettent d’être plus efficaces que jamais et de gagner un temps énorme. Si ces processus sont bien établis et respectés, la productivité et l’efficacité en sont accrues.

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Voici la définition trouvée sur Wikipédia, qui est un excellent exemple de projet mené de manière collaborative :

« Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c’est-à-dire qu’il fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun. La notion de travail collaboratif désigne aujourd’hui un travail qui n’est plus fondé sur l’organisation hiérarchisée traditionnelle, et plus spécifiquement un nouveau mode de travail (éventuellement intégré dans un modèle économique de production) où collaborent de nombreuses personnes grâce aux technologies de l’information et de la communication. Les outils nouveaux permettent de maximiser la créativité et l’efficience d’un groupe associé à des projets d’envergure même si elles sont très dispersées dans l’espace et le temps. Le projet d’encyclopédie en ligne, libre et multilingue, Wikipédia est un exemple de résultat d’un travail collaboratif. »

Grâce aux outils de travail collaboratif, plusieurs personnes peuvent mener à bien une même tâche, où qu’ils soient sur la planète et tant qu’ils disposent d’une connexion internet. Ces outils sont devenus les couteaux suisses des travailleurs nomades et ont même participé à l’avènement du nomadisme moderne.

Si j’avais été à la tête de l’organisation d’une PME, je me serai penché sur l’utilisation de système de travail collaboratif d’entreprise complet comme celui proposé par exemple la société Sales Force. En tant que petit entrepreneur, j’exploite plutôt des outils gratuits et simples d’utilisation. Voici les principaux outils de travail collaboratif gratuits que j’utilise.

Gmail : mon premier outil de travail collaboratif

Les webmails sont les premiers outils collaboratifs sur internet. Ils permettent à 2 personnes ou plus de travailler sur un sujet avec un fonctionnement questions/réponses. Pour que la collaboration par email soit efficace et qu’elle ne mène pas à des discussions à rallonge, bondées de célèbres phrases « Mes réponses en rouge », en bleu ou en vert, il faut respecter certaines règles d’efficacité. Voici celles que j’utilise :

Un email doit toujours correspondre à un sujet. Pour traiter plusieurs sujets, envoyez plusieurs emails
Utilisez des titres explicites et des trigrammes dans vos emails ([KLG] pour kalagan par exemple). Cela permet de filtrer automatiquement les emails reçus et donc de travailler par lots, règle essentielle de productivité.
A moins que ce soit pour traiter un sujet de fond, faites au plus court dans vos emails. Voici un bon exemple de structure : une introduction, une liste de points importants et une planification.
Utiliser les marqueurs de Gmail pour différencier les emails importants, les emails en attente de réponse, les emails à ne surtout pas effacer, les emails, à traiter en priorité,…
Organiser intelligemment vos filtres et vos règles de redirection pour ne pas mélanger les projets et les collaborateurs.

Je reviendrai dans un futur article sur les règles de productivité et d’efficacité que j’applique sur Gmail. Cela mérite amplement un article dédié.

Google Docs : éditer des fichiers à plusieurs

Google Docs est devenu pour moi un incontournable, surtout pour éditer des fichiers au format tableur. Pour tout vous dire, Excel n’est même plus installé sur mon laptop : gestionnaire de comptes, de tâches, fichier client/prospect, référencement, … Mon Google Docs est devenu une vraie arborescence de fichiers et de dossiers, partagés avec mes collaborateurs selon les projets. Google Docs est un outil de travail collaboratif gratuit et très surprenant. Il est par exemple possible de travailler à plusieurs sur un même fichier, au même moment. Les utilisateurs « connectés » au fichier sont alors affichés et les modifications sont apportées dans des couleurs différentes, quasiment en temps réel.

Trello : gérer les tâches d’une peite équipe

Je n’utilise pas d’outils de egstion de projet complet. Cela limite la flexibilité et demande à chaque nouveaux partenaires de s’adapter. Je préfère les soutliosn minimalistes comme Trello. Grâce à Trello, je peux travailler de manière collaborative avec mes clients et mes prestaires. L’outil est gratuit, simple d’utilisation et sans fioritures. je vous explique dans cet article comment bien utiliser Trello.

Google Agenda : un agenda collaboratif pour tout le monde

En plus d’être mon agenda personnel pour l’organisation hebdomadaire de mes travaux et pour l’enregistrement des rendez-vous, des soirées, des événements à ne pas manquer, … Google Agenda permet de créer des agendas partagés. Idéal pour partager en 1 clic une réunion ou un événement important avec tous ses collaborateurs.

Evernote : un outil précieux pour organiser son travail

J’utilise Evernote depuis environ 6 mois. Je n’ai toujours pas abandonné mon fameux bloc-notes de poche mais je l’utilise de manière différente aujourd’hui. Evernote m’a fait gagner encore plus en productivité. Je ne l’ai pas encore adopté avec mes collaborateurs et pourtant, Evernote dispose d’un mode collaboratif. Ce mode permettrait par exemple de partager la liste des tâches en cours, des tâches prioritaires et des tâches secondaires, éventuellement rattaché à différents labels (développement des fonctionnalités, acquisition client, référencement, partenaires, …). On lit souvent sur la toile que de nombreux entrepreneurs sur internet qui ont réussi ne peuvent plus se passer d’Evernote et qu’il est devenu un outil indispensable à l’organisation d’une activité sur internet. Je suis bien d’accord et je me pose toujours la question suivante : mais comment je faisais avant ?

Dropbox : pour partager tout type de fichier

Dropbox est un service de synchronisation en ligne qui permet en quelques sortes de partager un dossier avec plusieurs utilisateurs, en toute transparence. Bien mieux pour l’instant que Google Drive (lire le test Google drive), Dropbox vous permettra d’éditer tout type de fichiers partagés avec vos logiciels préférés. En utilisant Dropbox, vous n’aurez plus besoin d’envoyer vos fichiers en pièce jointe par email pour chaque modification. La modification sera synchronisée directement sur le disque dur de chaque collaborateur. Dropbox et Google Drive sont aussi de bons moyens pour partager des fichiers volumineux, contournant ainsi les limites de tailles des pièces jointes dans les emails (25Mo pour Gmail et 10 Mo sur Hotmail).

Miranda : un des meilleurs logiciel de chat

Miranda est un logiciel de chat multi-protocole. Grâce à Miranda, on peut chatter avec le même logiciel sur Gtalk, MSN, Yahoo Messenger, …Bien plus pratique que le Gtalk intégré à Gmail, ce logiciel vous permettra de choisir vos créneaux de chat, pour ne pas être perturbé lors de vos tâches importantes. Avec Miranda, vous pourrez chatter avec tous vos collaborateurs, sans vous soucier du protocole utilisé. Vous pourrez même utiliser le protocole de chat de Facebook grâce est un plugin très simple à installer (voir mon article : Miranda, le meilleur logiciel de chat).

Je pense avoir fait le tour des outils de travail collaboratif gratuits que j’utilise. J’aurais peut-être pu aussi nommer Skype pour la vidéoconférence, Netvibes pour le partage de flux RSS ou WordPress pour la gestion de contenu. Et pour continuer, voici ma sélection des meilleurs outils en ligne de l’année.

Et vous, utilisez-vous tous ces outils ? En utilisez-vous d’autres qui vous paraissent plus efficaces ?