J’ai testé Trello pendant 2 mois, l’outil de gestion de projet collaboratif

Mise à jour : après 2 ans d’utilisation de Trello, j’ai amélioré l’article, rajouté des conseils, notamment dans la partie pour bien utiliser Trello. Grâce à cet article, j’ai parrainé plus de 200 personnes !

Trello, en bref…

Trello est un outil de travail collaboratif. Ce service en ligne permet donc d’organiser des projets sur lesquels travaillent plusieurs personnes. Voici le message de leur page d’accueil :

« Trello is the free, flexible, and visual way to organize anything with anyone ».

Le principe est très simple : créez des « tableaux » pour vos projets, créez des « listes » disposées en colonnes selon certains modèles et des « cartes » qui correspondent aux tâches à accomplir.

Vous pouvez également créer des « organisations » pour partager vos « tableaux ».

Voici un exemple de tableau pour réorganiser la cuisine d’un restaurant :

Pour faire simple, Trello, ça sert à faire des todolists améliorées qu’on peut gérer à plusieurs. Et ça marche bien !

Qu’est ce que j’entends par todolist améliorée et collaborative ?
Voici ce que permet de faire Trello :

• Organisations : vous pouvez créer des organisations de plusieurs membres qui auront accès à un ou plusieurs tableaux. La formule payante permet de restreindre les droits de chaque membre.
• Membres : vous pouvez assigner aux tâches un ou plusieurs membres de l’organisation. Ils recevront alors une notification.
• Libellés : vous pouvez également assigner aux tâches des libellés de différentes couleurs. Exemples : prioritaire, en attente, à valider…
• Commentaires : il est possible de poster des commentaires sur chaque tâche. On peut également notifier un membre comme ceci : @Kalagan.
• Attachements : on peut attacher aux tâches des fichiers : documents uploadés, images, .pdf, documents Google Drive, Dropbox…
• Deadlines : on peut paramétrer des deadlines (dates limites pour terminer une tâche). Les tâches urgentes seront alors automatiquement mise en avant.
• Liste de sous-tâches : cette option très pratique permet de rajouter des checklists de « sous-tâches », et de les cocher quand elles sont réalisées.

Le service en ligne est très simple d’utilisation, très rapide. Les tableaux se chargent en 2 secondes et on peut faire du drag’n drop. Évidemment, tout est synchronisé en temps réel et il y a des applis Windows, iPhone, Android et même Kindle.

Pour ce qui est de la gestion de projet collaboratif, Trello est une des solutions les plus simples et les plus puissantes.

La version gratuite de Trello est largement suffisante et les limites d’utilisations ne sont pas restrictives. Vous verrez aussi que la prise en main est très rapide.

Comment utiliser Trello : 2 exemples d’utilisation

Choisir les bons outils pour travailler sur internet, c’est facile : il suffit de lire des blogs comme le mien, ou de s’abonner à leur page Facebook 🙂

Par contre, bien utiliser Trello, c’est une autre paire de manches ! Voici donc 2 exemples de tableau Trello, basés sur les modèles Kanban et GTD.

1: l’exemple de tableau Trello le plus classique (appelé aussi Kanban)

Ce modèle est sûrement un des plus utilisés et comporte 4 listes de tâches :

• Idées / Suggestions : on note ici les idées de développement du projet, qu’on décidera et qu’on réalisera plus tard.
• A faire : on note dans cette liste les tâches que l’équipe a décidé de faire.
• En cours : on y note les tâches en cours.
• Terminé : on y note les tâches terminées, à valider pour archivage.

Vous voyez, rien de bien compliqué… Voici ce que cela donne avec Trello, pour un projet lié par exemple à un blog :

Et si l’on clique sur la tâche « Optimiser les performances », une popup apparâit pour vous permettre d’éditer la tâche :

Si vous avez besoin d’optimiser les performances de votre site Web, je vous invite à lire mon avis sur Ex2 Hosting.

2: Exemple de tableau Trello basé sur la méthode GTD

Ce modèle est un peu différent du premier. Il a été conçu pour gérer un système d’organisation personnel, alors que Kanban est plutôt orienté collaboratif.

• Un jour, peut-être : les tâches qu’on traitera peut-être un jour, sans en être sûr.
• A faire plus tard : les tâches que nous devons faire, mais qui ne sont pas encore prioritaire.
• En attente : les tâches en attente, qui dépendent de l’action d’une ou plusieurs autres personnes.
• En priorité : les tâches que nous devons effectuer dès qu’on en a le temps.

Voici un exemple de tableau de bord qu’on pourrait appeler « Auto-formation » :

Pratique, non ? N’oubliez-pas que Trello est gratuit. Vous pouvez donc vous prendre 10 minutes pour le tester, en cliquant sur le lien suivant : Inscrivez-vous gratuitement sur Trello

Comment bien utiliser Trello quand on n’aime pas trop les todolists ?

Le problème des todolists, c’est qu’on a tendance à les remplir plus rapidement qu’à les vider. Avec l’expérience, on s’aperçoit qu’une todolist perd rapidement de son efficacité au bout de quelques semaines ou quelques mois. Pour continuer à utiliser Trello en respectant cette contrainte, voici quelques conseils supplémentaires, que vous pouvez appliquer à Trello, mais qui sont également valables pour toutes sortes de listes de tâches :

Continuer à utiliser le format papier

Le format papier à pleins d’avantages : il permet de diminuer un peu le temps passé sur son écran, il est plus rapidement accessible que le format électronique, il est plus agréable, plus naturel. Il est possible également de travailler avec plusieurs feuilles de papiers, alors qu’on ne travaille en général qu’avec un seul écran.

Pour en revenir à l’utilisation de Trello, n’hésiter pas à détailler sur papier les tâches pour lesquelles vos collaborateurs n’ont pas besoin de connaître les détails. Cela allègera vos tableaux.

Un tableau par projet ?

Par soucis de ne pas avoir des todolists à rallonge, j’ai pris l’habitude de n’avoir qu’un seul document par projet. Cela nous force à limiter les notes. Dans mon Evernote, je n’ai aujourd’hui qu’une seule note par projet, alors qu’auparavant, chaque projet était inondés de dizaines de notes. Essayez donc de n’avoir qu’un seul tableau Trello par projet. Si ce n’est pas possible, fragmentez votre projet en « pôles d’activité » : développement, SEO, marketing et contenu par exemple.

Noter toutes vos idées ?

On lit souvent qu’il faut aujourd’hui profiter des applications mobiles et des outils comme Evernote ou Google keep pour prendre un maximum de notes. Il y a d’ailleurs dans la méthode GTD un concept de « boîte de réception » où l’on va mettre toutes les idées qu’on viendra traiter ou trier au moment venu. Pour avoir testé cette manière de travailler, je ne suis plus du tout d’accord : il faut limiter au maximum ses notes et se focaliser sur les idées qui peuvent être appliquées aux objectifs en cours.

C’est le même principe que le « just-in-time learning », qui consiste à se former sur de nouvelles compétences au moment même où l’in va les utiliser. Pour appliquer ce principe à l’utilisation de Trello, notez vos idées que si elles correspondent à des objectifs ou tâches en cours, car sinon vous vous retrouverez rapidement avec des tableaux surchargés.

Faite confiance à votre cerveau : le jour où travaillerez sur un objectif différent, les idées que vous n’aviez pas notées reviendront à la surface.

C’est parti pour un test gratuit de Trello

Vous l’avez compris, mon avis sur Trello est positif. Mais comme tous les outils d’organisation, il doit être utilisé de manière minimaliste, car sinon, il sera rapidement surchargé, illisible et quand vous ouvrirez vos tableaux, vous n’aurez plus la motivation de vous y mettre !

Je pourrais encore vous expliquer comment je gère les tags en couleurs et priorités sur Trello, mais autant que vous testiez par vous même ! Suivez ce lien pour vous inscrire gratuitement : Ouvrir un compte Trello gratuit