Passez au bureau mobile, zéro papier (enfin, presque…)

Les indispensables :

Ci-dessous, le minimum vital. Même si vous êtes le plus minimaliste d’entre tous, il vous faudra chacun de ses éléments pour travailler correctement.

1: Un laptop de bonne qualité

Nous travaillons une bonne partie de notre temps devant un ordinateur portable. Il vous faut donc une machine assez puissante pour votre activité, légère, avec un écran d’au moins 13.3 pouces, voire 15 pouces pour plus de confort. Les 17 pouces sont à réserver à l’utilisation des logiciels qui requièrent de grands écrans (design, édition vidéo…). Je travaille pour ma part avec un Sony Vaio PRO 13, haut de gamme et ultra-léger. Beaucoup de mes collègues travaillent également avec des MacBook Air 13 pouces ou des MacBook Pro 13 ou 15 pouces, un peu plus lourd. Si vous ne collectionnez pas les films et séries, vous n’aurez pas besoin d’un grand espace de stockage (pour ma part, un SSD de 256 Go me suffit). Par contre, choisissez un modèle avec une batterie correcte. Nous sommes souvent amenés à travailler de manière temporaire dans des endroits qui n’ont pas forcément de prises électriques. C’est aussi plus agréable de se passer régulièrement de l’alimentation.

Quoiqu’il en soit, choisissez correctement votre laptop et n’ayez pas peur d’investir dans un machine de qualité. Après vous, votre laptop est votre second outil de travail.

2: Une bonne pochette de protection

Vous vous imaginez, du jour au lendemain, allumer votre laptop sans que rien ne se passe ? Je ne souhaite à personne le scénario kaput, mais si un jour votre laptop ne fonctionne plus et que vous êtes à l’autre bout du monde, votre chiffre d’affaire va en prendre un sacré coup. Surtout si vous n’avez pas la possibilité d’acheter rapidement un nouveau laptop en « azerty » à prix correct. C’est donc très important de protéger correctement votre principal outil de travail.

Je vous conseille une housse de protection antichoc en néoprène.

3: Une souris sans fil précise et un tapis de souris

Avez-vous déjà vu un gamer jouer avec un touchpad ? Même le meilleur touchpad du monde ne replacera jamais l’efficacité et la précision d’une souris. Question d’ergonomie… Bien sûr, vous pouvez utiliser votre touchpad, mais pour de nombreuses tâches, la souris sera bien plus pratique. Je vous conseille les souris Logitech. La marque a prouvé sa fiabilité et les souris sans fil d’entrée de gamme offrent de très bons résultats, et sont très peu énergivores. Je préfère les souris assez grandes car les petites me font rapidement mal à la paume de la main. A vous de voir. Equipez vous également d’un tapis de souris tout simple.

4: Un système de cahiers, de fiches et un carnet de note

Je ne suis pas un adepte du tout-numérique (mon article sur la digital détox en dit long…) et je ne vous conseille pas de l’être. Le bureau « zéro-papier » est à la mode, mais n’est pas souhaitable. Nous passons beaucoup de temps devant nos écrans, mais ce n’est pas une raison pour se laisser aller et ne pas faire face à ce problème. J’ai pris l’initiative de privilégier dans la mesure du possible le « travail hors-écran » au « travail sur écran ». Et pour cela, rien de tel que le papier. J’utilise le papier pour prendre des notes. Depuis plusieurs années, j’ai toujours avec moi un petit carnet qui me sert à prendre des notes. Le modèle à couverture souple de Moleskine rentre parfaitement dans une poche arrière de jeans et résiste à tous les voyages. Vous trouvez le modèle que j’utilise en suivant le lien ci-contre, sur la boutique en ligne de Staples. Je vous conseille de l’essayer.

J’utilise aussi plusieurs types de supports papier pour lister certaines tâches, faire des plans, des résumés, des brainstormings… Pour diminuer le poids et l’encombrement de mon bureau mobile, j’utilise à la fois le recto et le verso de mes cahiers. 2 cahiers pour le prix d’un ! Pour obtenir un système de prise de notes efficace, il n’y a pas d’autres moyens que de tester ! Voici le système qui me convient pour l’instant :

5: Une chemise plastifiée pour les paperasses les plus coriaces

Même en dématérialisant le plus possible son activité, on est toujours voué à conserver quelques paperasses, qu’on le veule ou non. Certaines d’entre elles se battent pour survivre à la dématérialisation ! J’en ai que très peu, mais cela suffit à devoir travailler avec une chemise plastifiée. Préférez aux chemises en cartons les chemises en plastique : elles sont bien plus résistantes. Celle que j’ai a déjà plus de 5 ans.

Voici quelques exemples de papiers qui pourraient terminer dans votre chemise plastifiée : contrat temporaire de location et reçus de paiement du loyer, quelques photos de vous, courriers non-traités récupérés depuis la France, chèque à encaisser d’un de vos clients, etc… Cette pochette plastifiée vous servira également à stocker temporairement en lieu sûr des documents importants.

6: Une liseuse  numérique, de préférence Kindle

Voici le genre d’objet indispensable qui peut littéralement changer votre vie. Quand on voyage régulièrement, l’utilisation d’une liseuse numérique devient rapidement évidente. Les livres que j’emmenais en voyage pouvaient représenter jusqu’à un tiers du poids de mon sac à dos. Aujourd’hui, ma bibliothèque pèse moins de 300 grammes.

Pendant 2 ans, j’ai utilisé une liseuse Sony. Je devais payer puis télécharger les livres au bon format via internet et les transférer en USB. Quelle galère ! Et le résultat à l’écran n’était pas toujours correct… Grâce au Kindle d’Amazon, je paye en 1 clic et synchronise en quelques secondes mon appareil avec ma bibliothèque en ligne. J’utilise aussi plusieurs listes d’envies très pratiques (une sorte de système de bookmarks de livres). J’ai réalisé le test chronométré : je peux acheter un livre sur Amazon et commencer à le lire en 45 secondes ! Alors bien sûr, cela fait gagner un temps fou par rapport aux autres liseuses et aux livres papier. Mais le plus important, c’est que cela m’a motivé à lire beaucoup plus. Grâce au Kindle, je lis quasiment tous les jours. J’ai un budget pour mes livres d’environ 30 euros par mois, mais en utilisant régulièrement la période de 2 semaines de rétractation, cela me coûte moins cher.

7: Et pour finir, un sac à dos adapté

Quand vous vous trimballez votre bureau mobile, il est important de passer incognito. Préférez le sac à dos au sac en bandoulière ou encore pire, la malette de jeune cadre dynamique. Vous vous ferez repérer par d’éventuels voleurs qui comprendront rapidement que vous vous trimballez votre laptop. Votre sac à dos doit disposer d’un compartiment spécial pour votre laptop. Optez également pour un sac résistant, qui vous permettra de voyager ou de faire de la randonnée.

Et en option, pour les moins minimalistes d’entre nous :

Le matériel que je viens d’énumérer est essentiel votre bureau mobile. Les objects qui suivent sont à mon avis optionnels.

8: Un smartphone

Je ne considère pas vraiment mon smartphone comme un outil de travail. Travailler avec votre smartphone serait une perte d’efficacité absurde (lire cet article si vous ne me croyez pas). J’utilise mon smartphone pour 3 raisons principales : en tant que téléphone, que carte intéractive (Google Map) et qu’appareil photo. Pas de réseaux sociaux, de jeux, de surf, de lecture… Cela m’arrive bien sûr, mais je m’exerce le plus possible à arrêter ce type d’activité. Selon vos activités, votre smartphone pourra néanmoins faire partie de votre bureau mobile.

9: Le micro-casque pour les entretiens Skype

J’utilise dorénavant un Jabra Evolve 65. C’est plus agréable pour les entretiens Skype et cela me permet aussi de faire de l’enregistrement audio avec une qualité sonore quasi-professionnelle.

10: Un disque dur externe, des carte SD et une clé USB

Il y a en général 4 types de données gourmandes en espace disque : les vidéos, les photos, la musique et les backups. J’enregistre mes vidéos et sauvegarde mes photos sur un disque dur externe classique, de type Western Digital Passeport. Ma musique est enregistrée sur une carte SD et pour mes backups, c’est synchronisé sur mon disque dur avec Dropbox. Je passerai bientôt sur Google Apps For Work, pour synchroniser toutes mes données en double sur le cloud, au cas où. L’abonnement annuel n’est que de 96 euros HT, pour 1 Tera de données par utilisateur.

11: Une mini-enceinte accrochable Bluetooth

Je ne l’utilise pas pour mettre le dawa sur la plage, mais pour écouter des podcasts. Mon système d’écoute de podcast n’est pas encore complètement au point et je vous écrirai un article sur ce sujet. Mon objectif est simple : troquer les vidéos par des podcasts, qui ont le gros avantage de pouvoir être écoutés pendant que je réalise d’autres activités (cuisine, ménage, douche, repas solitaires…). J’utilise pour l’instant cette petit enceinte bluetooth en cuisine :

Un bureau mobile, c’est un bureau qui évolue

Mon bureau mobile est de plus en plus léger et fonctionnel, et chaque année, je l’améliore petit à petit. Pendant longtemps, je me suis trimballé une dizaine de câbles en tout genre. Aujourd’hui, je n’ai que des appareils qui se rechargent en USB. Plus besoin d’un câble par appareil :

Je compte également abandonner une bonne fois pour toute les appareils photos, trop chers et trop contraignants. Un bon smartphone récent avec une bonne caméra intégrée fera l’affaire. Je ne suis pas non plus amateur de tablette. Franchement, c’est du luxe de ce trimballer cela en voyage, et je ne vois pas l’intérêt d’y travailler, et encore moins de l’utiliser pour prendre des photos…

A chacun donc son bureau mobile ! L’exemple que je vous donne dans cet article vous donnera une bonne idée de bureau mobile, mais c’est à vous de vous constituer le vôtre, celui qui correspondra le mieux à vos activités.